JÖNKÖPING 21.02.2016
PROTOKÓŁ Z ZEBRANIA ZARZĄDU ZJEDNOCZENIA POLSKIEGO W JÖNKÖPING 1/2016
I
Zebranie Zarządu Zjednoczenia Polskiego w Jönköping odbyło się dnia 21. lutego 2016r. w sali Św. Klary przy Parafii oo. Franciszkanów, ul. Klostergatan 70B w godz. 15:15. – 17:15.
II
W zebraniu uczestniczyli wszyscy członkowie Zarządu, wybrani na Walnym Zebraniu Zjednoczenia Polskiego w Jönköping, które odbyło się dnia 07.02.2016r. w składzie:
Krystyna Haderberg
Zofia Sawionek
Monika Idzińska
Alina Truchlewska
Wiesław Szyniec
Maria Tarłowska
Elżbieta Solich-Atamaniuk
III
Zebranie rozpoczęła Krystyna Haderberg, Prezes Zjednoczenia Polskiego w Jönköping poprzedniej kadencji.
Pani Krystyna Hadereberg powitała wszystkich członków wybranych na wyżej wymienionym zebraniu, życząc owocnej współpracy, zaangażowania i satysfakcji z pracy na rzecz rodaków mieszkających w Jönköping.
Poinformowała również o rezygnacji dwóch członków zarządu: Liliany Kovač i Małgorzaty Svensson. Obie Panie zrezygnowały z powodów osobistych.
IV
Krystyna Haderberg zaproponowała następujący porządek zebrania:
1). Powitanie nowych członków Zarządu
2). Odczytanie listy obecności
3). Przedstawienie kandydatur nowo wybranych członków Zarządu na poszczególne funkcje w Zarządzie
4). Szczegółowe przedstawienie zakresu obowiązków wynikające z pełnionej funkcji
5). Omówienie spraw bieżących, do których należą:
– wstępne propozycje projektów o dofinansowanie
– redagowanie Biuletynu Informacyjnego Zjednoczenia Polskiego w Jönköping
– wyznaczenie dyżuru na niedzielne spotkanie przy kawie dnia 06.03.2016r.
– korespondencja
6). Wnioski i propozycje
Porządek zebrania przyjęto jednogłośnie.
V
Krystyna Haderberg zaproponowała następujący podział obowiązków członków Zarządu wybranych na kadencję 2016-2018:
Krystyna Haderberg – prezes Zarządu
Maria Tarłowska – wiceprezes Zarządu
Zofia Sawionek – skarbnik Zarządu
Elżbieta Solich-Atamaniuk – sekretarz Zarządu
Monika Idzińska – gospodarz Zarządu
Alina Truchlewska – gospodarz Zarządu
Wiesław Szyniec – członek Zarządu
Zaproponowany podział obowiązków przyjęto przez aklamację.
Sprzeciwów nie zgłoszono.
Wobec rezygnacji dwóch członków Zarządu uznano za konieczne obsadzenie wakatu przez nowych członków. Stosowne ogłoszenie w tej sprawie ukaże się w najbliższym czasie na stronie internetowej Zjednoczenia Polskiego w Jönköping. Statut Zjednoczenia pozwala w wyjątkowych wypadkach na przyjęcie nowych członków Zarządu bez ogłaszania wyborów /patrz: Statut Zjednoczenia Polskiego w Jönköping §9/
VI.
Nowo wybrana Prezes Zarządu szczegółowo przedstawiła zakres obowiązków przypisany do poszczególnej funkcji w Zarządzie. I tak:
prezes – sprawuje ogólny nadzór nad pracami Zarządu
– uczęszcza na zebrania do Jönköpings kommun, ABF, Bilda.
– tworzy i aktualizuje listę członków Zjednoczenia Polaków w Jönköping
– tworzy listę projektów i szczegółowy tzw. biznes plan przewidywanych imprez na bieżący rok działalności. Od tych projektów i naszej aktywności zależy wysokość dotacji otrzymywanych z różnych instytucji państwowych. Dotacje pieniężne oraz pomoc w innych formach otrzymujemy od Kongresu
Polaków w Szwecji, od Bilda, od Jönköpings kommun, ABF.
Projekty i wnioski o dotacje na działalność Zjednoczenia Polskiego w Jönköping powinny wpłynąć do Kongresu Polaków w Szwecji, którego jesteśmy integralną częścią do 01. marca każdego roku. Dwa razy w roku przedstawiane są konkretne projekty imprez w Bilda i na ich podstawie przyznawane są również dotacje. Raz w roku na konkretny cel możemy także uzyskać dofinansowanie z ABF.
– szacuje koszty projektów
– pisze sprawozdania do wyżej wymienionych organizacji i instytucji i rozlicza się dotacji
– ściśle współpracuje ze skarbnikiem
– dba o dobry kontakt z organizacjami, które dotują działalność Zjednoczenia
– planuje doroczne zabawy: Andrzejkową i Sylwestrową oraz ustala miejsce i prowadzi negocjacje w sprawie wynajęcia sali
wiceprezes – aktywnie wspiera prezesa w tworzeniu projektów
– uczestniczy w zebraniach w wyżej wymienionych instytucjach
– w razie niedyspozycji prezesa zastępuje go
– wyznacza dyżury członków Zarządu na niedzielnym spotkaniu przy kawie
– rezerwuje sale na fike
– rezerwuje sale na Wielkanocne Śniadanie, Mikołaja, Opłatek Bożonarodzeniowy
– planuje doroczne zabawy: Andrzejkową i Sylwestrową, wspierając Prezesa w wyborze miejsca i negocjacjach wynajmu sali
– w przypadku nieobecności sekretarza – protokołuje zebranie
skarbnik – wraz z prezesem lub wiceprezesem uczestniczy w spotkaniach, na których rozpatrywane są wnioski o przyznanie dotacji
– opłaca rachunki i przelewy bankowe
– przyjmuje wpłaty członkowskie od członków Zjednoczenia
– przyjmuje deklaracje członkostwa od nowych członków
– przedstawia roczne sprawozdanie z finansowej działalności Zjednoczenia
– bierze czynny udział w planowaniu zabaw
– rozlicza się z dyżurnym za zakupione produkty /kawa, chleb, masło…/
– dysponuje funduszem reprezentacyjnym przeznaczonym na kwiaty i szampana dla jubilata obchodzącego okrągłą rocznicę urodzin
– kupuje kwiaty i szampana a przede wszystkim odpowiada za „rejestr” jubilatów
sekretarz – pisze protokoły z zebrań Zarządu
– redaguje Biuletyn Informacyjny Zjednoczenia Polaków w Jönköping
– redaguje ogłoszenia
– dba o przepływ informacji i zamieszczanie aktualnych spraw na stronie internetowej
– aktywnie wspiera pozostałych członków Zarządu w organizowaniu imprez i zabaw
– pełni dyżury w kuchni
gospodarz – dwa razy w roku ustala harmonogram pieczenia ciasta na niedzielne spotkania przy kawie, czyli wyznacza członków Zjednoczenia do pieczenia ciasta
– obowiązany jest w terminie przesłać sekretarzowi listę osób pieczenia ciasta, która zamieszczona będzie w Biuletynie Informacyjnym oraz na stronie internetowej
– obowiązany jest do telefonicznego kontaktu z dyżurnymi w danym miesiącu w celu przypomnienia o obowiązku upieczenia ciasta
– dokonuje zakupów produktów spożywczych na comiesięczne spotkanie przy kawie
– obowiązany jest do zrobienia zakupów na większe imprezy wspólne
– aktywnie wspiera organizację imprez i zabaw
członek Zarządu – reprezentuje Zjednoczenie Polskie w Jönköping na krajowym
Kongresie Polaków w Sztokholmie
– aktywnie uczestniczy w tworzeniu propozycji projektów, na które można starać się o dotacje
– udziela się przy organizacji wspólnych imprez i zabaw
VII
Ważnym punktem zebrania była dyskusja na temat ożywienia działalności naszego Zjednoczenia. Padło kilka roboczych propozycji w jaki sposób zaktywizować Zarząd oraz wszystkich członków Zjednoczenia do czynnego udziału w życiu polskiej społeczności w naszym mieście. Wiąże się to oczywiście z projektami imprez i zabaw, na które można uzyskać dotacje z odpowiednich urzędów i organizacji /patrz pkt VI; obowiązki prezesa/.
Standardowo zaproponowano projekt zabawy Andrzejkowej i Sylwestrowej oraz „Zajączka” i „Mikołaja” jako stały punkt w planowaniu dotacji z Kongresu Polaków w Szwecji /Krystyna Haderberg/.
Pojawiły się również inne robocze propozycje:
– zwiedzanie Göteborga /Maria Tarłowska/
– wyjazd do Göteborga na występ artystów z Polski /Zofia Sawionek/
– wyjazd na Visingsö i niedziela z Wikingami /Wiesław Szyniec/
– wycieczka statkiem po Kanale łączącym Jezioro Munksjön i Rocksjön i poznanie historii Jönköping /Monika Idzińska/
– wyjście do teatru i zapoznanie się z architekturą nowoczesnego Kulturhuset Spira /Alina Truchlewska/
– propozycja zorganizowania wycieczek po Szwecji – do Vadsteny, Kalmar, Karlsborga… /Zofia Sawionek, Maria Tarłowska, Krystyna Haderberg, Wiesław Szyniec…/
– wyjazd do Eksjö na doroczny Festiwal Orkiestr Dętych połączony ze zwiedzaniem z przewodnikiem Aschanska gården i urokliwego XIX wiecznego miasteczka /Elżbieta Solich-Atamaniuk/
– wycieczki rowerowe po urokliwych miejscach Smalandii…
Z uwagi na zbliżający się termin składania projektów do Kongresu Polaków w Szwecji, członkowie Zarządu zobowiązali się do bardziej szczegółowego opracowania swoich propozycji, które następnie przekażą p. Krystynie Haderberg. Na ich podstawie Prezes Zarządu oszacuje koszty, opracuje w wymagany sposób i wystąpi o dotacje.
Termin składania projektów upływa dnia 06.03.2016r.
W przyszłości będziemy przede wszystkim słuchać propozycji naszych członków, którzy będą mieli możliwość zgłaszania własnych wniosków. Adres do korespondencji i stosowne ogłoszenie w tej sprawie ukaże się wkrótce na stronie internetowej Zjednoczenia Polskiego w Jönköping w zakładce Aktualności.
VIII
Omówiono sprawy bieżące, tj. rozdzielenie zadań i dyżuru na najbliższe spotkanie przy kawie po polskiej Mszy Św. w niedzielę 06.03.2016r.
Dyżur w kuchni z ramienia Zarządu pełnić będą: Alina Truchlewska i Maria Tarłowska.
Odpowiedzialna za zakupy: Alina Truchlewska.
Gospodarze mają się stawić w kuchni na godzinę przed Mszą Św., przygotować sale, rozstawić naczynia, przygotować kanapki… Wszystkie czynności związane z przygotowaniem spotkania wykonywane są wspólnie z dyżurnymi wyznaczonymi na ten dzień do pieczenia ciasta. Po zakończonym spotkaniu gospodarze wraz z dyżurnymi dbają o pozostawienie porządku w kuchni i na sali / sprzątnięte stoły, umyte i schowane do szafek naczynia, utrzymany porządek w „naszej” szafce kuchennej…/.
IX
Koszty reprezentacyjne.
Prezes Krystyna Haderberg zobowiązała się rozeznać, czy i skąd mogą być przyznane dofinansowania na tzw. fundusz reprezentacyjny. To, jaki miałby to być fundusz i na co przeznaczony nie zostało jeszcze jasno określone.
X
Korespondencja.
Obecnie cała korespondencja związana z działalnością i funkcjonowaniem Zjednoczenia Polskiego w Jönköping dostarczana jest na adres domowy Prezes Zarządu, Krystyny Haderberg. Żadnych zmian nie zaproponowano i nie wprowadzono. Prezes nadal będzie odbiorcą zjednoczeniowej korespondencji, będzie ją segregowała i ewentualnie wysyłała do sekretarza, którego zadaniem będzie zredagowanie informacji na stronę internetową; lub bezpośrednio do skarbnika – jeśli korespondencja dotyczyć będzie kwestii finansowych.
XI
Krystyna Haderberg z uwagi na liczne obowiązki wynikające z funkcji prezesa, zrzekła się redagowania Biuletynu Informacyjnego Zjednoczenia Polskiego w Jönköping. Jednocześnie zaproponowała kandydaturę sekretarza, Elżbiety Solich-Atamaniuk do pełnienia tej funkcji.
Wniosek przyjęto jednogłośnie.
Krystyna Haderberg zobowiązała się przekazać Elżbiecie Solich-Atamaniuk wszelkie materiały oraz program komputerowy do redagowania i wydawania naszej gazetki.
XII
W celu usprawnienia przepływu informacji między członkami Zarządu, sekretarz E. Solich-Atamaniuk zaproponowała utworzenie jednego wspólnego adresu e-mail ze wspólnym hasłem. Po przedyskutowaniu tematu wybrano koncepcję Wiesława Szyniec, który zaproponował, żeby korespondencja między Zarządem odbywała się poprzez wykorzystanie prywatnych adresów mailowych członków Zarządu.
Wniosek przyjęto jednogłośnie.
Wszyscy członkowie Zarządu udostępnili swoje adresy mailowe sekretarzowi Zarządu.
Zebranie Zarządu zakończyło się o godz.17:15.
sekretarz
Elżbieta Solich- Atamaniuk